Von Mandy L. Manley, professionelle Organisatorin und Inhaberin von „Skeleton Key Organizing„.
Wenn du dein eigenes Unternehmen führst, ist deine Zeit von großer Bedeutung. Es ist eine begrenzte Ressource, die du für wichtige Aufgaben sowie für die alltäglichen Dinge wie Buchhaltung, Bildung, Kontakteknüpfen und Planung aufbringen musst. Unabhängig davon, ob dein Unternehmen deine Haupteinnahmequelle oder eine Nebenbeschäftigung ist, kannst du davon ausgehen, dass es für dich von großem Nutzen ist, wenn du dir deine Zeit richtig einteilst. Sehen wir uns einige Strategien für ein effektives Zeitmanagement an, mit denen du dein Unternehmen auf Kurs halten kannst.
- Lege dir einen Kalender zu
Es mag offensichtlich erscheinen, aber die Auswahl eines Kalenders, der deinem Kenntnisstand und deinen technologischen Vorlieben entspricht, ist der erste entscheidende Schritt, um ein versierter Planer zu werden. Wenn du das Haus (oder sogar deinen Schreibtisch) nie ohne dein Telefon verlässt, solltest du eine kostenlose Kalender-App wie den Google-Kalender in Betracht ziehen. Ein digitaler Kalender bietet viele Vorteile: Du kannst ihn mit all deinen technischen Geräten synchronisieren und mit anderen Leuten teilen. Viele dieser Kalender haben sogar eine Sprachfunktion, um die Planung zu vereinfachen. Wenn du jedoch weißt, dass Technologie nicht zu deinen Stärken gehört, oder du eine visuellere Person bist, solltest du dir einen Papierkalender zulegen. Wähle einen Kalender, der in deine Handtasche passt, und stelle sicher, dass du immer einen Kugelschreiber oder Bleistift zur Hand hast. Sei vorsichtig, wenn du dich für beide Methoden entscheidest. Du musst darauf achten, dass du alle Termine in beide Kalender einträgst, um Überbuchungen zu vermeiden!
- Prioritäten setzen
Ein effektiver Kalender spiegelt deine Prioritäten wieder. Schaue dir die Dinge an, die für dich am wichtigsten sind, und die Maßnahmen, die zum Wachstum deines Unternehmens beitragen werden. Ordne diese entsprechend nach Wichtigkeit und Auswirkung. Stelle sicher, dass sich diese Elemente möglichst oft wiederholen, um so dein Geschäft voranzutreiben. Denke bitte daran, dass der Erfolg nicht über Nacht kommt. Erfolg ist das Ergebnis von Fleiß und Ausdauer. Nimm dir die Zeit, um deine Prioritäten, Ziele und Maßnahmen aufzulisten. Wir werden diese beim zweiten Schritt anwenden!
- Zeit freihalten
Bist du dazu bereit, deinen Kalender wie ein Profi zu verwalten? Nimm dir ein Beispiel an erfolgreichen CEOs und viel beschäftigte Einzelunternehmer und nutze die Strategie der Zeitblockung. Unabhängig davon, ob dein Kalender digital oder analog ist, räume Zeit ein, um die oben aufgeführten Prioritäten auszuführen. Wenn du beispielsweise weißt, dass du neue Kunden gewinnst, indem du jede Woche mit 5 neuen Personen sprichst, dann räume dir die Zeit für das Kontakteknüpfen in deinen Kalender als Termin ein. Du kannst diese Aktivität sogar farblich kennzeichnen, um dir eine visuelle Darstellung deiner Zeiteinteilung zu schaffen. Markiere jede Woche nach diesem Prinzip und vergiss nicht, die Zeit für Spaziergänge, Shake-Pausen und Freizeit mit einzuplanen!). Fazit: Stelle sicher, dass du dir deine Zeit einteilst, um das zu tun, was dir am wichtigsten ist!
- Plane deine Meetings wie ein Profi
Jetzt, da du deinen Kalender für sich arbeiten lässt, ist es an der Zeit, andere Leute mit einzubeziehen! Niemand ist auf sich alleine gestellt. Du musst sicherstellen, dass du verfügbar bist, um Termine für Verkauf, Coaching und Gespräche mit deinem Netzwerk vereinbaren zu können. Nutze z.B. einen digitalen Assistenten wie Calendly, damit dein Netzwerk sehen kann, wann du Zeit hast. Dank dieser effizienten Technologie, kannst du dich von ewigen E-Mails verabschieden. Stelle einfach einen Link in die von dir gewählten Termine rein. Dein Netzwerk hat somit die Möglichkeit diese Termine zu buchen. Du kannst sogar eine Konferenzleitung freigeben und digitale Erinnerungen festlegen.
Sobald jemand einen Termin gebucht hat, kann dieser den Termin verschieben und Einwahlinformationen direkt über Calendly erhalten. Alle anderen Personen, die ebenfalls einen Termin mit dir vereinbaren möchten, können nur sehen, welche Zeiten noch verfügbar sind. Das Beste ist; der Grundplan ist völlig kostenlos!
Möchtest du eine größere Gruppe zusammenstellen? Das Versenden von Dutzenden von E-Mails, um die Verfügbarkeit aller zu überprüfen, ist ineffizient. Probiere daher bitte Doodle.com aus. Mit diesem Hilfsmittel kannst du eine Reihe potenzieller Besprechungszeiten freischalten und deine Teilnehmer mit einer eingebauten Funktion darüber abstimmen lassen. Doodle führt die Ergebnisse anschließend in einer Tabelle auf und teilt dir mit, wann jeder verfügbar ist! Hallo Effizienz!
- Den Überblick behalten
Der letzte Schritt, um deine Zeit gut einzuteilen, besteht darin, dir einen Tag freizuhalten, um dir einen Überblick über deine Aktivitäten zu verschaffen. Du solltest jede Woche überprüfen, was in den nächsten Tagen auf dich zukommt. Stelle sicher, dass du über die Ressourcen verfügst, die du benötigst. Versende nette Erinnerungen, bevor du zu deinem nächsten Termin gehst. Wenn du den Überblick behältst, werden andere erkennen, dass du alles im Griff hast und zuverlässig bist (zwei sehr gute und wichtige Eigenschaften, über die ein Unternehmer verfügen muss!). Wirf einen Blick auf die nächsten Wochen und Monate und stelle sicher, dass deine größeren Ziele in Aktionen unterteilt sind. Wenn diese Aktionen als Termine in deinen Kalender eingetragen werden, kannst du deine Ziele zügig umsetzen und mit deinem Unternehmen Fuß fassen.
Als Unternehmer hast du jeden Tag viel zu tun. Mit Hilfe der oben genannten Strategien kannst du deine Zeit und deinen Kalender effizient nutzen. Verabschiede dich von dem Gefühl der Ungewissheit und verschwende keine Zeit mehr mit Dingen, die nicht wirklich wichtig sind. Stelle dir bildlich vor, wie du deine Zeit verbringen möchtest und plane diese effizient, um geschäftlich erfolgreich zu sein und mehr Zeit für die wichtigsten Dinge zu haben.
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